Hospice Breukelen hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar gasten, en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd in lijn met de relevante wetgeving in het kader van de bescherming van persoonsgegevens.
In dit privacyreglement staat beschreven hoe de organisatie gegevens van gasten, hun naasten en andere externe relaties registreert, verwerkt en bewaart.

1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

1. Organisatie: Hospice Breukelen
2. Persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon herleid kan worden
3. Betrokkene: de persoon waarvan de gegevens verwerkt worden
4. Verwerker: personen die persoonsgegevens verwerken binnen de organisatie.
5. Gast: de persoon die verblijft in Hospice Breukelen
6. Naasten: alle personen in de privésfeer met wie de gast direct in contact staat

2. Aard en doel van de verwerking van de persoonsgegevens

De organisatie verwerkt persoonsgegevens van gasten en diens naasten met als doel het verblijf in het hospice, in de laatste levensfase. Daarnaast worden gegevens vastgelegd om te kunnen voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van deze activiteiten.
Gegevens van personen die via de website of telefonisch informatie aanvragen over de organisatie en haar activiteiten, worden vastgelegd om aan die informatieverstrekking te kunnen voldoen.
De organisatie legt namen en e-mailadressen vast voor het verzenden van nieuwsbrieven.
Voor het vastleggen van de gegevens wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan betrokkenen, tenzij verwerking nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
De binnen Hospice Breukelen gebruikte “overeenkomst tot verblijf” geldt als basis voor het vastleggen van persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De registratie van gegevens van gasten wordt gevoerd op naam van de gast. Alleen persoonsgegevens die nodig zijn om verblijf in het hospice mogelijk te maken worden verwerkt. De organisatie heeft in het ‘register van de verwerkingsactiviteiten’ vastgelegd welke gegevens dit kunnen zijn.
Dit register is op te vragen bij de verantwoordelijke genoemd onder 4.
De persoonsgegevens worden door de gast en/of naasten zelf verstrekt tijdens een intakegesprek.
Van personen die informatie aanvragen bij de organisatie worden naam, adresgegevens, emailadres en telefoonnummer vastgelegd, maar alleen als deze gegevens nodig zijn voor die informatieverstrekking.
Van personen die nieuwbrieven ontvangen wordt alleen de naam en het email-adres vastgelegd.  

4. Verantwoordelijke van de gegevensverwerking

De organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.
Binnen de organisatie is de coördinator aangewezen als contactpersonen en is hij/zij beslissingsbevoegd ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van gasten, naasten en andere externen. De coördinator is bereikbaar via het algemene nummer van Hospice Breukelen: 034- 674 5304, of via de algemene email: info@hospicebreukelen.nl

5. Toegang tot de gegevens binnen de organisatie

Het verwerken van persoonsgegevens is binnen de organisatie belegd bij de coördinator, die de dagelijks leiding over de activiteiten van de organisatie heeft. Zij /hij heeft inzicht in alle vastgelegde informatie en kan dit ook aanpassen en wijzigen.
De coördinator heeft een geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens.

6. Verwerkers in opdracht van de organisatie

De organisatie kan andere partijen inschakelen en die toegang verlenen tot persoonsgegevens met het doel de organisatie in haar activiteiten te ondersteunen. Als deze partijen hierbij ook persoonsgegevens verwerken, worden zij ‘verwerkers’ genoemd.
In het geval van de organisatie is dit ondersteuning bij de werking van het softwarepakket waarin de gegevens van betrokkenen worden verwerkt. Verwerker heeft inzage in de gegevens op het moment dat er problemen zijn met het pakket.
Deze verwerkers zullen in een verwerkersovereenkomst worden verplicht de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen.

7. Verstrekking van gegevens aan derden

Gegevens van betrokkenen worden niet verstrekt aan derden als zij geen rol hebben bij het verblijf van de gast.
Ten behoeve van onderzoek of statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegevens zijn nooit te herleiden naar een persoon.
Slechts het bestuur van de hospice is bevoegd te beslissen over het verstrekken van geanonimiseerde gegevens aan derden.

8. De rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. De organisatie handelt in lijn met deze wettelijke verplichting:

• Gasten wordt bij de start van hun verblijf gevraagd toestemming te verlenen voor het verwerken van gegevens, dit is verwerkt in de overeenkomst tot verblijf;
• Betrokkene heeft op elke moment het recht om de gegevens die worden geregistreerd in te zien;
• Betrokkene heeft het recht om gegevens aan te passen en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de gegevens.
• Betrokkene kan voor alle vragen betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met de medewerkers genoemd onder 4. Betrokkenen kunnen schriftelijk (per post of per e-mail) een verzoek tot een of meerdere rechten indienen.

9. Beveiligingsmaatregelen

De organisatie heeft alle technische en organisatorische maatregelen genomen die passend zijn om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen.

Technische maatregelen die genomen zijn:

• Beveiliging van de kantoorinfrastructuur door middel van beveiligingssoftware
• Encryptie bij het transporteren/versturen van persoonsgegevens

Organisatorische maatregelen:

• Beperking in toegang van de gegevens. Gebruikers van systemen van de organisatie hebben alleen toegang tot de voor hen relevante informatie. Dit is vastgelegd binnen de organisatie in procedures.
• Toegang tot applicaties vindt alleen plaats via een gebruikersnaam en wachtwoord.
• Papieren dossiers staan achter slot en grendel, de beveiliging ervan is beschreven door de organisatie.

10. Bewaartermijnen

De organisatie houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen.

• Voor het verkrijgen van subsidie van het ministerie van VWS zorg dienen gegevens van gasten 10 jaar bewaard te worden. De volgende gegevens worden voor dit doel bewaard: voornamen, achternaam, adresgegevens, woonplaats en BSN.
• Facturen die aan gasten zijn verzonden voor de eigen bijdrage in het hospice hebben een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Waar geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is wordt het volgende gehanteerd:

• Gegevens van betrokkenen die informatie hebben opgevraagd bij onze organisatie worden maximaal zes maanden bewaard.
• Naam en email-adressen voor het verzenden van de nieuwsbrief worden opgeslagen tot het moment de betrokkene aangeeft de nieuwsbrief niet meer te willen ontvangen.

11. Wijzigingen

De organisatie behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen. Het geldende beleid wordt altijd gepubliceerd op de website van de organisatie.